Bewerbungs-ABC

Personalakte

Die meisten Unternehmen führen über alle ihre Mitarbeiter sogenannte Personalakten. Hierin sind alle Informationen enthalten, die über den betreffenden Mitarbeiter/die betreffende Mitarbeiterin gesammelt wurden/werden. Neben den Stammdaten und den aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf) hervorgehenden Angaben sind dies alle gesammelten Daten über Ihre berufliche und persönliche Entwicklung sowie Einschätzungen der Entwicklung Ihrer Fähigkeiten.

Was Sie sich merken sollten ist, dass das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Ihnen erlaubt, dass Sie Ihre Personalakte einsehen dürfen und dass Geheimakten ohne Ihr Wissen verboten sind. Neben der Hauptakte, die vor allem berufs-, firmen- und positionsbezogene Daten enthält, besteht eine Personalakte auch aus Nebenakten mit Urlaubs- und Krankheitsstatistiken. Auch, wenn das BetrVG nicht ausdrücklich vorschreibt, dass Personalakten geführt werden müssen, sollten Sie davon ausgehen, dass zumindest Ihre Stammdaten irgendwo abgelegt oder eingespeichert sind.

Eine gut gegliederte Personalakte enthält: Den Personalstammbogen, Korrespondenz(en) mit dem Mitarbeiter, Beurteilungen, Zeugnisse, Lebenslauf und Lichtbild. In den meisten Fällen enthält sie auch den Bewerbungsfragebogen, Tests, sowie Notizen über Ihre Berufs- und Arbeitsauffassung und Ihr Krankheits- und Urlaubsverhalten.

Das Unternehmen muss alle Mitarbeiter darüber informieren, wo und wann sie Einsicht in ihre Personalakte nehmen können (Sprechstundenzeiten). Ein vorgeschriebener Zeitrahmen (feste Tageszeiten, Drei-Monats-Rhythmus o ä.) besteht nicht und ist der Praxis der Unternehmen überlassen.

Verboten ist das unbefugte Herausnehmen und Entwenden von Unterlagen. Umstritten ist auch, ob Sie sich Kopien machen dürfen. Da nachträgliche Aufzeichnungen aus dem Gedächtnis aber missverständlich werden können, wird man Ihnen aber erlauben, dass Sie sich Notizen machen. Daraus erhellt, dass Sie während des Studiums Ihrer Akte nicht allein sein werden, da Sie die Unterlagen nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung einsehen dürfen.

Außer Ihnen darf Einblick in Ihre Personalakte nehmen: Ihr direkter Vorgesetzter, der Firmeninhaber und der/die Geschäftsführer. Ihre Arbeitskollegen oder Kollegen anderer Abteilungen, auch Leitende anderer Abteilungen, dürfen dies nicht. Und: Vom Einblicksrecht in Ihre Akte ausgeschlossen sind Sie, wenn Sie selbst Leitender Angestellter sind. Jedoch sollten verständige Arbeitgeber mit sich reden lassen und ihren Leitenden Angestellten, die ja zu den Führungskräften des Unternehmens gehören, in dieser Sache die gleichen Rechte einräumen, um zu verhindern, dass Böses vermutet wird.

Alle negativen Daten und Informationen sind nach einem Zeitraum von spätestens fünf Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter müssen einige Zeit aufgehoben werden. Als Bewerber ist das für Sie wichtig, wenn Sie verspätet ein Zeugnis anfordern müssen.

Personalberatung

Da der Begriff Personalberatung - wie viele andere -gesetzlich nicht geschützt ist, wird vielseitig eingesetzt.

Viele Personalvermittler bedienen sich dieser Bezeichnung, ebenso Executive Search Unternehmen.

Ggf. finden Sie in einer Personalberatung auch ein Unternehmen, dass Sie in allen Prozessen, die im "Personalbereich" anfallen, unterstützt. Dies kann sich von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über Mitarbeiterbeurteilungen, Trainings bis hin zu alle Prozessen der Personalauswahl (Durchführung von Assessment Centern etc.) erstrecken. Doch viele Beratungen unterscheiden sich selten von Personalvermittlern oder Executive Search Unternehmen.

Personalfragebogen

Manche Unternehmen versenden an ihre Bewerber einen sog. Formfragebogen, auch dann, wenn sie bereits ausführliche Bewerbungsunterlagen erhalten haben, um Personalberatern einen systematischen Vergleich zu erleichtern. Gehen Sie in einem solchen Fall auf alle Fragen ein und füllen Sie den Bogen möglichst vollständig aus.

Erlaubt sind alle Fragen, die sich auf das neue Arbeitsverhältnis beziehen. Fragen zur Intimsphäre sind dagegen untersagt und können Sie unbeantwortet lassen, insbesondere Fragen nach Schwangerschaft und Schwerbehinderung.

Der Bewerbungsbogen wird im Vorstellungsgespräch gerne als Gesprächsgrundlage genutzt. Merken Sie sich also alle Fakten, Begründungen und Meinungen, die Sie schriftlich geäußert haben.

Der ausgefüllte Fragebogen bleibt Eigentum des Unternehmens, das Ihnen die Rücksendung, aber auch die Einsichtnahme verweigern kann. Sie selbst allerdings sollten dem Unternehmen keinen langen Fragenkatalog zuschicken. Das Bewerbungsgespräch ist das Forum, auf dem Sie Ihre Fragen an das Unternehmen stellen sollten.

Personalvermittler

Allgemein gesprochen darf man unter den Begriffen Head Hunting, Executive Search, Personalberatung sowie - vermittlung die auftragsbezogene Platzierung von Führungskräften verstehen.

In der Hotellerie & Gastronomie werden für die Besetzung von Nachwuchs- sowie Führungskräften (in der Hierarchie stellv. Abteilungsleiter und "aufwärts", bis hin zum Hoteldirektor) Personalvermittler eingeschaltet. Meistens arbeiten Personalvermittler nicht "exklusiv", was bedeutet, dass mehrere Agenturen ein- und dieselbe Position anbieten können.

Aber wie darf man sich den Ablauf genau vorstellen?

Ein Hotel beauftragt einen Personalvermittler, eine Vakanz zu besetzen. Gemeinsam stimmen Hotel und Vermittler die Stellenbeschreibung sowie das Anforderungsprofil ab.

Der Personalvermittler hat nun verschiedene Wege, geeignete Kandidaten für die Vakanz zu finden: Zum einen kann er auf eine "Bewerberdatenbank" zurückgreifen, in der die Profile & Unterlagen von Kandidaten gespeichert sind, mit denen bereits Erstinterviews geführt wurden und die an einer beruflichen Veränderung interessiert sind.

Weiterhin kann der Vermittler seine Vakanzen inserieren und eingehende Bewerbungen auf die verschiedensten Vakanzen hin prüfen; sollten aktuelle "Aufträge" und Bewerbungen nicht zu einander passen, eine Zusammenarbeit jedoch generell denkbar sein, sollten die Daten des Bewerbers in die Datenbank aufgenommen werden. So kann zu einem späteren Zeitpunkt Kontakt aufgenommen werden.

In Gesprächen (telefonisch oder persönlich) stimmen die Personalvermittler Werdegang und Vorstellungen des Bewerbers mit den Anforderungen der Kunden ab. Sollten diese übereinstimmen, erfährt der Bewerber, um welchen Auftraggeber es sich handelt, wie die Position inhaltlich gestaltet ist und wie Rahmenbedingungen, wie z.B. Dotierung ausschaut. Sollte das Angebot auch für den Bewerber attraktiv sein, leitet der Personalvermittler die Unterlagen für den Kandidaten weiter. Bei gegenseitigem "Interesse" ist der der Vermittler, der den Kontakt zwischen den beiden Parteien herstellt.

Prinzipiell kann ein Bewerber von der Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler nur profitieren: Nicht nur, dass bestimmte Positionen ausschließlich über diese Wege besetzt werden -auch die Vorbereitung für ein Vorstellungsgespräch, inkl. der wichtigen "Hintergrundinformationen", ist um so besser.

Da -wie bereits erwähnt -oft mehrere Vermittler für einen Kunden / eine Position tätig sind, hier einige Tipps, was Sie von einem seriösen Personalvermittler erwarten dürfen:

• Die Vermittlung / Betreuung ist für den Bewerber kostenfrei, da der Vermittler im Erfolgsfall vom Auftraggeber (sprich: Hotel etc.) vergütet wird.
• Der Personalvermittler leitet niemals die Bewerbungsunterlagen ohne das Wissen des Bewerbers weiter -alle Aktivitäten werden im Vorfeld mit dem Kandidaten abgestimmt.
• Der Vermittler kann dem Bewerber Informationen über den Auftraggeber allgemein, die spezielle Stellenbeschreibung, die hierarchische Eingliederung, das Aufgabengebiet und die Dotierung machen. Er bereitet einen Kandidaten optimal auf ein Vorstellungsgespräch vor.
• Er berät den Kandidaten bei Karriereschritten, auch wenn aktuell keine Vermittlung möglich ist.

Als kompetenten Ansprechpartner für die Hotellerie & Gastronomie empfehlen wir Ihnen Konen & Lorenzen Recruitment Consultants.

Personalvermittlung

Die Begriffe Headhunter, Executive Search, Personalberatung sowie Personalvermittlung werden teilweise synonym verwandt-eine genaue Trennung zwischen ihnen ist auch nicht immer möglich. Der Einfachheit halber soll an dieser Stelle von Personalvermittler gesprochen werden.

Die meisten Personalberatungsfirmen arbeiten im Auftrag von Unternehmen, d. h. sie wickeln die Personalsuche für Mitarbeiter suchende Unternehmen ab. Manchmal stellt die Personalberatung nur ihre Logistik zur Verfügung, während die Bewerbungen selbst vollständig von den Unternehmen bearbeitet werden. Oft betreuen diese Firmen aber den gesamten Bewerbungs- und Auswahlprozess - dann haben sie einen Überblick über zu besetzende Stellen oder Stellenprofile, weil sie die Vorauswahl der interessanten Kandidaten treffen und die Gesprächstermine organisieren. Bisweilen sind sie dann auch bei den Vorstellungsterminen anwesend.

Auch, weil die Beratungsunternehmen zunehmend bemüht sind, den Unternehmen potentielle Nachwuchskräfte "mit dem gewissen Etwas" zu präsentieren, wenden sie sich zunehmend auch an Stellensuchende. (Nicht nur) im Rahmen Ihrer Selbstanalyse kann sich eine Kontaktaufnahme mit einer solchen Firma für Sie lohnen: Hier besteht die Möglichkeit, Ihre Wünsche und Vorstellungen mit der Wirklichkeit zu konfrontieren und durch professionelle Hilfe zu für Sie realistischen Berufsabsichten zu kommen.

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siehe Lichtbild

Polizeiliches Führungszeugnis

Das Privatführungszeugnis wird im allgemeinen benötigt, wenn man dem künftigen Arbeitgeber auf sein Verlangen hin nachweisen muss, dass man nicht vorbestraft ist.

Ein Behördenführungszeugnis wird dagegen benötigt, wenn man bei einer Behörde arbeiten will oder eine amtliche Erlaubnis, zum Beispiel eine Gaststättenerlaubnis, beantragt hat.

Das Führungszeugnis ist eine auf grünlichem Spezialpapier mit dunkelgrünem Bundesadler gedruckte Urkunde, die vom Bundeszentralregister in Bonn auf Antrag für jede Person ab 14 Jahren ausgestellt wird. Im Führungszeugnis wird unter Aufführung der vollständigen Personalien hauptsächlich verzeichnet, ob die betreffende Person vorbestraft oder nicht vorbestraft ist. Es dient damit im wesentlichen als Nachweis der Unbescholtenheit zum Beispiel bei der Arbeitsaufnahme.

Das Führungszeugnis muss man selbst bei der örtlichen Meldebehörde (Bürgerbüro) beantragen. Dabei muss man den Personalausweis oder Pass mitbringen.

Porto

Damit Ihr Umschlag mit den Bewerbungsunterlagen auch ankommt, ist es von enormer Wichtigkeit, diesen ausreichend zu frankieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie mit EUR 1,45 für einen Großbrief (bis max. 500g und Höchstmaß B4) hinkommen, müssen Sie auf jeden Fall zur Post gehen.

Es gibt nichts unangenehmeres, als wenn Ihr Wunscharbeitgeber ein (Straf-) Nachporto entrichten muss; dies wird im Übrigen fett mit Kreide auf dem Umschlag vermerkt. Wenn Sie Wertmarken kaufen, fragen Sie, ob es Sondermarken gibt, die sehen einfach netter aus. Sie sollten auf Sonderzustellungsformen (z.B. Einschreiben, Eilzustellung o.ä.) verzichten, dies erweckt einen wenig vertrauensvollen, ungeduldigen und drängelnden Eindruck.

Private Arbeitsvermittlung

Seit mit dem Beschäftigungsförderungsgesetz (BeschFG) 1994 das staatliche Vermittlungsmonopol der Bundesanstalt für Arbeit aufgehoben wurde, haben sich eine Reihe von privaten Arbeitsvermittlern auf dem Arbeitsmarkt etabliert.

Allerdings ist deren Vermittlungsrate laut Angaben der Bundesanstalt für Arbeit sehr gering. Im Gegensatz zur Personalberatung kann bei der Privaten Arbeitsvermittlung auch der Bewerber als "Auftraggeber" agieren. Das Gesetz schreibt vor, dass ein Stellengesuch kostenfrei zu sein hat.

Die stärkste Marktposition nehmen die Zeitarbeitsvermittler ein, dabei werden überwiegend Bürokräfte, Sachbearbeiter und Dienstleistungspersonal für Unternehmen gesucht. Da Service und Qualität der Arbeitsvermittler stark differieren, empfiehlt sich auch hier kritisches Vergleichen.

Wenn Sie sich über eine private Agentur bewerben wollen, sollten Sie folgende Hinweise beachten:

1. Achten Sie darauf, dass Ihre Qualifikationen in das Berufsprofil der Agentur passen. Als Musiklehrer sind Sie in einer Kartei für Sachbearbeiter schlecht aufgehoben.

2. Nehmen Sie das Serviceangebot der Arbeitsvermittler in Anspruch: Hilfe bei Zusammenstellung und Gestaltung der Bewerbungsunterlagen, Chancenanalyse, Testvorbereitung, EDV-Schulung usw.

3. Merken Sie sich: Vermittlungsgebühren müssen nicht Sie zahlen, sondern das Unternehmen, das Sie einstellt.

Probezeit

Da - wie im täglichen Leben - niemand gerne "die Katze im Sack" kaufen möchte, sehen die meisten (unbefristeten) Arbeitsverhältnisse zu Beginn eine Probezeit vor.

Hier soll zum einen Ihre Arbeits- und Integrationsfähigkeit "auf die Probe" gestellt, zum anderen können Sie überprüfen, ob Ihre Erfahrungen mit dem Arbeitsplatz mit Ihren Vorstellungen übereinstimmen. Das macht eine Probezeit, innerhalb derer das Arbeitsverhältnis jederzeit und unkompliziert beendet werden kann, für beide Seiten grundsätzlich sinnvoll.

§622 BGB sieht für die ersten sechs Monate eines Arbeitsverhältnisses, auch dann, wenn nicht ausdrücklich als Probezeit vereinbart, eine Kündigungsfrist von zwei Wochen vor. Abweichend von den gesetzlichen Regelungen können wohl längere, nicht aber kürzere Kündigungsfristen vereinbart werden.

Die Dauer der Probezeit ist nicht näher festgelegt. Im Allgemeinen beträgt sie drei Monate, es kann aber auch sechs Monate vereinbart werden. In der Regel erfolgt nach der Probezeit die erste Gehaltsanhebung, was Sie bei der Formulierung Ihres Gehaltswunsches berücksichtigen sollten.